シフト作成を自動化する方法｜AIで自動シフト作成（介護・飲食の事例）
シフト作成の自動化とは、希望休や必要な人数、スタッフのスキルといった条件をまとめて渡すと、AIがその条件を満たすシフト案を自動で作ってくれる仕組みのことです。これまで担当者が毎月パズルのように手作業で組んでいた作業が、人は出来上がった案を確認して微調整・確定するだけで済むようになります。
「シフト作成にいつも丸一日かかる」「特定のベテランしかシフトを組めない」という悩みは、介護や飲食をはじめ人手のシフトを扱うほとんどの現場で起きています。この記事では、AIによる自動シフト作成で何がどう変わるのか、介護と飲食店の事例を交えてわかりやすく解説します。
シフト作成を自動化するとは？まず仕組みを理解する
シフト作成の自動化とは、シフトを組むときに考えなければならない条件をAIに渡し、その条件をすべて満たす組み合わせをAIに探してもらうことです。担当者は「ゼロからマス目を埋める人」から「AIが作った案を見て調整する人」に変わります。
シフトを組むときには、実はたくさんの条件を同時に満たす必要があります。たとえば次のようなものです。
- スタッフ一人ひとりの希望休や勤務できる時間帯
- 各時間帯に必要な人数（朝は何人、夜は何人）
- 資格や経験など、その時間帯に必ず必要なスキル
- 労働時間の上限や連勤の制限といったルール
これらを頭の中だけで組み合わせるのは大変な作業です。AIはこうした条件を「制約条件」（必ず守らなければならない決まりごと）として受け取り、すべてを満たすシフト案を計算して提示します。人は最後に「この日はやっぱりこの人を入れたい」といった微調整をするだけで、シフトが完成します。
ビフォー：手作業のシフト作成はなぜこんなに大変なのか
手作業のシフト作成が大変なのは、条件が多すぎて人の頭では一度に処理しきれず、しかも「組める人」が限られて属人化してしまうからです。
多くの現場では、毎月の締め切り前になると担当者がエクセルや紙とにらめっこしながら、スタッフの希望休を見て、人数の過不足を確認して、また組み直して……という作業を何度も繰り返しています。一か所を直すと別の日が足りなくなる、という「あちらを立てればこちらが立たず」の状態になりやすいのが、シフト作成の難しさです。
さらに問題なのが属人化です。「誰がどの仕事を得意か」「この二人は組み合わせが良くない」といった細かい事情が担当者の頭の中にしかなく、その人が休むとシフトが組めない、という現場は少なくありません。これは担当者にとって大きな負担であり、急な退職や休職があったときに業務が止まってしまうリスクにもなります。
なお、ネット上には「シフト表 無料エクセルテンプレート」も多く出回っていますが、テンプレートはあくまで入力する枠を用意してくれるだけで、条件を満たす組み合わせを考えてくれるわけではありません。大変なのは枠を作ることではなく、その枠を条件どおりに埋めることなのです。
アフター：条件を渡すとAIがシフト案を作る
自動化したあとの現場では、担当者は条件を渡すだけで、組み合わせを考える作業そのものをAIに任せられます。
具体的には、スタッフの希望休、必要な人数、必要な資格やスキルといった条件を一度登録しておけば、AIがそれらを満たすシフト案を作成します。担当者がやるのは、出来上がった案に目を通し、「この日はこうしたい」という現場の判断を反映する微調整と、最終的な確定だけです。ゼロから組む作業がなくなるため、作成にかかる時間が大きく減り、組める人が一人しかいないという属人化も解消に向かいます。
「自分の会社でも本当にできるのか」と不安に思うかもしれませんが、ポイントは難しいシステムを自分で作ることではなく、自社のシフトのルール（条件）を一度きちんと書き出すことです。条件さえ整理できれば、その先の組み合わせ作業はAIに任せられます。
介護のシフト作成をAIで自動化する
介護の現場は、夜勤の回数制限や資格要件といった守るべき条件が特に多く、AIによる自動作成の効果が出やすい分野です。
たとえば「夜勤に入れるのは月◯回まで」「各シフトに介護福祉士などの有資格者を必ず一人以上配置する」「日勤と夜勤の間隔を一定以上空ける」といったルールは、人が手作業で全員分チェックしながら組むと非常に手間がかかります。こうした要件をあらかじめ条件として登録しておけば、AIはルールを破らない範囲でシフト案を作成します。担当者は資格者の偏りや夜勤の偏りを毎回ひとつずつ確認する必要がなくなり、確認と微調整に集中できます。
飲食店のシフト作成をAIで自動化する
飲食店では、時間帯ごとの忙しさ（ピーク）に合わせて人数を変える必要があるため、AIに「時間帯別の必要人数」を条件として渡すことで効果が出ます。
ランチとディナーで必要な人数が違う、土日と平日で混み方が違う、新人さんだけの時間帯は作りたくない、といった条件は飲食店ならではのものです。これらをAIに渡せば、ピーク時に人数が足りない、逆に暇な時間帯に人が余りすぎる、といった過不足を抑えたシフト案を作れます。学生アルバイトのテスト期間など、希望休が増える時期でも、条件を更新すればその範囲で組み直してくれます。
効果：作成時間の削減と属人化の解消
AIで自動化する一番の効果は、シフト作成にかかる時間が大きく減ることと、特定の人しか組めない状態（属人化）が解消されることの二つです。
手作業とAIによる自動作成では、おおまかに次のような違いが期待できます（あくまで一例で、現場の規模や条件の数によって変わります）。
| 観点 | 手作業のシフト作成 | AIによる自動シフト作成 |
|---|---|---|
| 作成の進め方 | ゼロから組み、何度も組み直す | 条件を渡し、案を微調整・確定する |
| かかる時間 | 毎月まとまった時間が必要 | 案の確認・微調整が中心で大幅に短縮 |
| 組める人 | ベテラン担当者に集中（属人化） | 条件を登録すれば誰でも回せる |
| 抜け漏れ | 人手チェックで見落としが起きやすい | 登録した条件は自動で守られる |
時間が減るだけでなく、担当者がシフト作成に取られていた集中力を、本来の現場の仕事に向けられるようになります。属人化が解消されれば、担当者が休んでも別の人がシフトを回せるようになり、現場全体の安心感にもつながります。
自社で始めるときの進め方
AIによる自動シフト作成を始めるときは、いきなりツールを探すのではなく、まず「自社のシフトのルールを書き出す」ことから始めるのがおすすめです。
進め方の目安は次のとおりです。
- 自社のシフトを組むときに守っているルールや条件を、思いつく限り書き出す（必要人数、資格、希望休の扱い、連勤の上限など）
- その条件をAIに渡せる形（一覧やメモ）に整理する
- まずは一か月分など小さい範囲で試し、出てきた案と現場の感覚を見比べる
- ずれていた条件を追加・修正して、自社に合った形に育てていく
最初から完璧な条件をそろえる必要はありません。試しながら条件を足していくことで、自社の現場に合ったシフト作成の仕組みに近づいていきます。シフト作成は多くの現場で「毎月必ず発生する、時間のかかる定型業務」です。だからこそ、その作業をAIに任せられるかどうかを一度検討してみる価値があります。
